El Proyecto de Gestión Documental es una iniciativa de la Universidad Libre a nivel nacional que tiene como objetivo ordenar los sistemas de archivo y almacenaje de documentos en cada seccional, a través de múltiples procesos de organización y jerarquía que pueden aumentar la eficiencia y facilitar el trabajo de las oficinas respecto a la documentación que estas producen.
Este avanza desde inicios de año con entrevistas individuales a las diferentes dependencias de la Seccional, allí se recopiló información sobre los tipos de documentos que se producen en cada una de ellas a raíz de sus funciones, posteriormente se realizó un taller de sensibilización en el que la comunidad unilibrista se concientizo de que este proceso debe convertirse en una cultura archivística.
La optimización de los archivos que está liderada a nivel nacional por la Dra. Ana María Rendón, directora nacional de Gestión Documental de la Universidad Libre, se ha desarrollado mediante diferentes fases, en esta ocasión la segunda fase consistió en una serie de capacitaciones, que se llevaron a cabo del 24 al 26 de septiembre en las instalaciones del edificio de posgrados de la Seccional, en las que participaron directivos, jefes de oficina y administrativos de nuestra Casa de Estudios.
El propósito es capacitar al personal en el uso de tablas de retención documental: las nuevas herramientas de archivo por oficina que estipula el proyecto. Para ello se contó con la instrucción del Dr. Víctor Manuel Montaguth, consultor externo de la firma LEXCO S.A, quien explicó el funcionamiento de las tablas de retención documental, sus estructuras y correcta utilización.
En nuestra Alma Mater el proyecto busca culminar con la creación de una nueva cultura de organización documental y la apertura de las nuevas instalaciones del Archivo Seccional, un nuevo espacio pensado para almacenar la información impresa y digital que genera la Universidad y preservarlos por el tiempo que cada archivo lo amerite, sin que el paso del tiempo sea un agravante para su preservación.
Con la implementación de este nuevo sistema archivístico también se creó el Comité de Archivo, conformado por diferentes profesionales encargados de custodiar la información que reposa en el archivo central y de tomar las decisiones necesarias para que la información se archive y conserve adecuadamente, atendiendo a la importancia que este material tiene para la Universidad.
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